Kantoor aan huis, kosten aftrekbaar of niet ?

Soms zijn de kosten van je werkruimte aan huis aftrekbaar. Voor de jaarlijkse belasting verschillen de regels t.o.v. de regels voor de omzetbelasting en om het nog iets ingewikkelder te maken verschillen de regels ook per rechtsvorm. Om een en ander duidelijker te maken  hebben we de regels op een rij gezet.

BTW ondernemers met een eenmanszaak / vennootschap onder firma / maatschap
Voor de aftrek van BTW is het van belang of de kosten zijn gebruikt ten behoeve van de onderneming en of hiermee belaste omzet wordt behaald. Als dat het geval is dan is de BTW aftrekbaar.

De BTW op energie, onderhoud en inrichting zijn hierdoor aftrekbaar. Wel dient er een correctie gemaakt te worden voor de BTW die ziet op het privegebruik. Bij energie kun je ervoor kiezen om een aparte meter voor je werkkamer te laten aanleggen, maar vaak weegt dit niet op tegen het voordeel. Je hoeft niet alles tot in detail op de millimeter, Kwh of seconde uit te rekenen. Belangrijk is dat je een redelijk standpunt inneemt over de verhouding zakelijk / privé verbruik en de terug te vorderen BTW kunt verdedigen bij een controle aan de belastinginspecteur.
Als ZZP-er hoef je geen zakelijk contract met je energieleverancier of provider te hebben. 
Zolang de BTW maar op de factuur staat en de factuur aan jouw is gericht (jij bent immers je bedrijf)

Een zakelijk energiecontract kan nadelig uitpakken doordat je rechten verlies die je wel als consument hebt maar niet als bedrijf. 
BTW ondernemers met een BV
Als DGA kunt u de werkruimte vanuit uw woning verhuren aan de BV en hierbij opteren voor BTW belaste verhuur. De BTW met betrekking tot de werkruimte is dan aftrekbaar.

Uitsluitend een werkruimte verhuren als DGA leidt niet zonder meer tot ondernemerschap voor de BV, de rechtspraak is hierover nog niet duidelijk.

Het kwalificeren van de werkruimte voor de jaaraangifte
Allereerst is het belangrijk om te controleren of er sprake is van een fiscaal kwalificerende ruimte, de werkruimte moet voldoen aan:
* Het zelfstandigheidscriterium
Hiervan is sprake wanneer de ruimte aan een derde verhuurd kan worden. Heeft de werkruimte bijvoorbeeld een aparte ingang en sanitaire voorziening ?
* Het inkomenscriterium
Er wordt voldaan aan het inkomenscriterium wanneer uw inkomen voor ten minste 70% in of vanuit de werkruimte wordt verdiend.

Ondernemers met een eenmanszaak / vennootschap onder firma of maatschap
Voor het bepalen van de winst is het van belang om onderscheid te maken tussen bezittingen die wel / niet / gedeeltelijk voor de onderneming worden gebruikt.

Woning staat niet op de balans - privevermogen
Wanneer er geen sprake is van een kwalificerende werkruimte zijn de kosten niet aftrekbaar van de winst.

Wanneer de werkruimte  kwalificeert als werkruimte  zijn de kosten die toe te rekenen zijn aan de werkruimte aftrekbaar van de winst. In de belastingaangifte wordt de werkruimte (en de bijbehorende hypotheek) opgegeven als bezitting in box 3. Wanneer je daarmee boven het heffingsvrije vermogen komt per 1 januari betaal je daarover dus ook vermogensbelasting.

Woning staat op de balans - ondernemingsvermogen
Wanneer de woning uitsluitend is aangekocht voor een aantoonbaar bedrijfsbelang dan is er sprake van ondernemingsvermogen. Wanneer je bijvoorbeeld een pand koopt waarin boven woonruimte is welke je gaat verhuren aan een derde (omdat je zelf ergens anders woont) en beneden een winkelpand gaat gebruiken voor jouw onderneming. Dan is de woonruimte boven keuzevermogen en kun je ervoor kiezen de woonruimte aan te merken als ondernemingsvermogen en op de balans te zetten.

Wanneer je na verloop van tijd zelf in de woning gaat wonen dient voor het privegebruik van de woning een correctie op basis van een percentage van de WOZ-waarde toegepast te worden.

Kantoor aan huis voor BV

Kwalificerende werkruimte
Een vergoeding op basis van zakelijke grondslagen is aftrekbaar van de winst. Om te bepalen wat zakelijke grondslagen zijn is het belangrijk om de vergoeding te onderbouwen: wat zou een onafhankelijke derde in rekening brengen voor het gebruik van de ruimte ?

Niet kwalificerende werkruimte
De werkruimte valt onder de eigenwoningregeling in de prive aangifte van de DGA. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt voor de DGA in aanmerking genomen als loon.

Er is wel een mogelijkheid om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel in de werkkostenregeling. Zolang de vergoedingen en verstrekkingen niet boven de 1,2% van de totale loonsom uitkomen zijn de kosten aftrekbaar in de vennootschapsbelasting en bij de DGA onbelast.
Heeft u vragen over de aftrek van uw kosten ? Stuur ons gerust een email.